Meldung von Regelverstößen am Arbeitsplatz

1.1 Verantwortungsvolles und ethisches Handeln bildet das Fundament aller Unternehmen der Lemeks-Gruppe. Die Lemeks-Gruppe legt großen Wert auf die Förderung von Vertrauen und Transparenz im Umgang mit ihren Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Dabei misst sie der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften große Bedeutung bei und respektiert die öffentlichen Interessen. Die Lemeks-Gruppe schätzt die Ehrlichkeit und Rechtstreue ihrer Mitarbeitenden sowie aller anderen Kooperationspartner und ermutigt dazu, Verstöße gegen geltendes Recht und Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu melden. Dabei gewährleistet sie den Hinweisgebenden umfassenden Schutz.
1.2 Das Verfahren zur Meldung von Regelverstößen am Arbeitsplatz (im Folgenden „Verfahren“) regelt die Einreichung und Bearbeitung von Meldungen über arbeitsbezogene Verstöße, die Unternehmen der Lemeks-Gruppe (im Folgenden „Lemeks-Gruppe“ oder „Gruppe“) betreffen, sowie den Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien.
1.3 Ziel des Verfahrens ist es, Verstöße möglichst schnell und unter möglichst geringer öffentlicher Aufmerksamkeit zu beheben, damit sie weder die Sicherheit von Mitarbeitenden, Kooperationspartnern, Kunden und anderen Beteiligten noch die Arbeitsabläufe oder den Ruf von Unternehmen und Institutionen beeinträchtigen.
1.4 Das Verfahren gilt für alle Mitarbeitenden der Lemeks-Gruppe, unabhängig von ihrer Position oder ihrem Status (einschließlich beispielsweise Bewerberinnen und Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitenden, Zeitarbeitskräften und Praktikantinnen und Praktikanten), für Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie für alle Personen, die Dienstleistungen für die Gruppe erbringen, darunter externe Beraterinnen und Berater, Beschäftigte von Dienstleistern und Kooperationspartnern sowie weitere vergleichbare Personengruppen. Die interne Meldemöglichkeit steht allen genannten Personen offen.

2.1 Als arbeitsbezogene Verstöße, einschließlich möglicher Verstöße, gelten im Sinne dieses Verfahrens Handlungen oder Unterlassungen von Unternehmen der Lemeks-Gruppe, deren Mitarbeitenden, beteiligten Kooperationspartnern, Subunternehmern oder sonstigen mit der Gruppe verbundenen Parteien, die gegen geltende Rechtsvorschriften, deren Sinn und Zweck oder interne Regelungen der Gruppe verstoßen und geeignet sind, den Ruf oder die wirtschaftlichen Ergebnisse der Gruppe oder eines einzelnen Gruppenunternehmens beziehungsweise die Gesellschaft insgesamt zu schädigen.
2.2 Ein Verstoß kann jeden beliebigen Bereich betreffen, darunter das öffentliche Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und Produktkonformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit und weitere Bereiche.
2.3 Unter Fehlverhalten ist beispielsweise Folgendes zu verstehen:
2.3.1 Verstöße gegen die innerhalb der Gruppe geltenden Verfahren und internen Regelungen
2.3.2 Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit von Menschen
2.3.3 Unangemessenes oder unethisches Verhalten
2.3.4 Diskriminierung, Belästigung und Schikanierung, einschließlich Mobbing am Arbeitsplatz
2.3.5 Vertragsverletzung
2.3.6 Zweckwidrige Verwendung von Ressourcen
2.3.7 Veruntreuung von Vermögenswerten der Gruppe
2.3.8 Betrug oder vorsätzliche Fehler bei der Erstellung, Bewertung, Durchsicht und/oder Prüfung von Finanzberichten und Finanzunterlagen
2.3.9 Mitwirkung an Verstößen oder deren Billigung durch vorsätzliches Zurückhalten oder Verheimlichen von Informationen über die betreffenden Verstöße sowie sonstige Handlungen oder Unterlassungen am Arbeitsplatz, die gegen gesetzliche Vorschriften oder ethische Grundsätze verstoßen.

3.1 Eine Meldung über einen mutmaßlichen Verstoß (im Folgenden „Verstoßmeldung“) kann elektronisch an die E-Mail-Adresse übermittelt werden.
3.2 Die Person, die einen Verstoß meldet (im Folgenden „Hinweisgeber“), kann eine Verstoßmeldung unter Angabe ihrer personenbezogenen Daten oder anonym einreichen. Bei einer anonymen Meldung ist es nicht möglich, mit dem Hinweisgeber Kontakt aufzunehmen, ihm eine Rückmeldung zu geben, erforderlichenfalls zusätzliche Informationen anzufordern oder ihn über die ergriffenen Folgemaßnahmen zu informieren.
3.3 Bei der Meldung eines Verstoßes bittet die Lemeks-Gruppe darum, mindestens die folgenden Informationen bereitzustellen:
3.3.1 Vor- und Nachname des Hinweisgebers (freiwillige Angabe)
3.3.2 Kontaktdaten des Hinweisgebers (freiwillige Angabe)
3.3.3 Position des hinweisgebenden oder Art seiner Zusammenarbeit mit der Lemeks-Gruppe (freiwillige Angabe)
3.3.4 Umstände des Verstoßes:
1) Zeitpunkt und Ort des Verstoßes
2). Beschreibung des Verstoßes
3) Personen, die an der Begehung des Verstoßes beteiligt sind oder waren
4) Folgen des Verstoßes, sofern solche eingetreten sind
5) Namen weiterer Personen, die von dem Verstoß Kenntnis haben
6) Angaben dazu, ob und welche Personen über den Verstoß informiert wurden und welche Folgen dies hatte
7) Beweismittel zur Untermauerung der Angaben (sofern vorhanden)
8) Falls die Meldung auf Bitte einer anderen Person erfolgt: Name dieser Person
3.3.5 Angabe, ob eine Eingangsbestätigung für die Verstoßmeldung gewünscht wird oder darauf verzichtet wird
3.3.6 Angabe, ob eine Rückmeldung zum Verfahren gewünscht wird oder darauf verzichtet wird
3.3.7 Angabe, ob eine Mitteilung über das abschließende Ergebnis des Verfahrens gewünscht wird oder darauf verzichtet wird
3.4 Der Hinweisgeber muss in gutem Glauben handeln und begründeterweise davon ausgehen, dass die eingereichte Verstoßmeldung und die darin enthaltenen Angaben der Wahrheit entsprechen. Die wissentliche Einreichung einer unrichtigen Verstoßmeldung ist untersagt.

4.1 Die Lemeks-Gruppe stellt sicher, dass der Meldekanal ausschließlich vom Finanzleiter der Lemeks-Gruppe verwaltet wird und nur dieser Zugang dazu hat. Eingegangene Verstoßmeldungen leitet er an die mit deren Bearbeitung beauftragte Person oder deren Stellvertretung (im Folgenden „zuständige Person“) weiter. Sämtliche Verstoßmeldungen werden vertraulich behandelt, um die Identität des Hinweisgebers sowie der in der jeweiligen Meldung genannten Dritten zu schützen.
4.2 Der Hinweisgeber erhält spätestens innerhalb von sieben (7) Tagen nach Eingang der Verstoßmeldung eine Eingangsbestätigung, es sei denn, er hat deren Übermittlung ausdrücklich abgelehnt oder es besteht hinreichender Grund zu der Annahme, dass die Eingangsbestätigung den Schutz der Identität des Hinweisgebers beeinträchtigen würde.
4.3 Von der Prüfung und weiteren Bearbeitung einer Verstoßmeldung kann abgesehen werden, wenn die darin enthaltenen Angaben für eine Untersuchung nicht ausreichen und aufgrund der anonymen Einreichung der Verstoßmeldung keine ergänzenden Informationen eingeholt werden können.
4.4 Jede Verstoßmeldung wird sorgfältig und umfassend geprüft. Erforderlichenfalls werden beim Hinweisgeber oder bei anderen Personen ergänzende Informationen und Erläuterungen zum gemeldeten Verstoß eingeholt oder weitere Personen in die Untersuchung einbezogen. Der Schutz der Identität des Hinweisgebers wird dabei jederzeit gewährleistet.
4.5 Die zuständige Person erstellt eine abschließende Stellungnahme zu dem in der Verstoßmeldung geschilderten Sachverhalt. Darin werden die geplanten Folgemaßnahmen und die für deren Umsetzung verantwortlichen Personen benannt. Diese sind verpflichtet, der zuständigen Person über das abschließende Ergebnis des Verfahrens Bericht zu erstatten.
4.6 Der Hinweisgeber wird schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von drei (3) Monaten nach Eingang der Verstoßmeldung, über die abschließende Entscheidung und die Umsetzung der Folgemaßnahmen informiert. Er erhält zudem eine Mitteilung über das endgültige Ergebnis des Verfahrens. Eine Rückmeldung unterbleibt, wenn der Hinweisgeber dieser ausdrücklich widersprochen hat, hinreichende Gründe für die Annahme vorliegen, dass dadurch der Schutz seiner Identität beeinträchtigt würde, die Rückmeldung gesetzlich unzulässig wäre oder die Verstoßmeldung anonym eingereicht wurde.
4.7 Ergibt die Untersuchung keinen Verstoß, wird das Verfahren abgeschlossen und der Fall als abgeschlossen erfasst.
4.8 Ist eine Bearbeitung der Verstoßmeldung im Rahmen dieses Verfahrens aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht möglich, wird die Meldung einschließlich der relevanten Anlagen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen nach ihrem Eingang, an eine andere zuständige Behörde weitergeleitet. Der Hinweisgeber wird über die Weiterleitung unterrichtet, sofern er die Benachrichtigung nicht ausdrücklich untersagt hat und keine Gründe für die Annahme vorliegen, dass dadurch der Schutz seiner Identität beeinträchtigt würde.
4.9 Besteht aufgrund der Angaben in der Verstoßmeldung der Verdacht, dass eine Rechtsverletzung begangen wurde oder geplant ist, kann neben weiteren rechtlichen Maßnahmen auch Strafanzeige bei der Staatsanwaltschaft oder der Polizei erstattet werden.
4.10 Zur Wahrung der Interessen einer möglichen oder laufenden Untersuchung verpflichtet sich der Hinweisgeber, über die Einreichung der Verstoßmeldung sowie über das Bestehen und den Verlauf einer Untersuchung Stillschweigen zu bewahren.
4.11 Die Aufbewahrungsfrist für Verstoßmeldungen beträgt drei (3) Jahre und beginnt mit der Erteilung der Rückmeldung. Die näheren Bestimmungen zur Aufbewahrung von Verstoßmeldungen werden durch der entsprechenden Verordnung der Regierung der Republik Estland festgelegt.

5.1 Der Schutz der Identität des Hinweisgebers wird gewährleistet. Darüber hinaus wird ihm ein möglichst wirksamer Schutz vor jeglichen Repressalien gewährt, unabhängig davon, ob diese bereits ergriffen wurden oder lediglich geplant sind.
5.2 Die Offenlegung und Verwendung des Inhalts einer Verstoßmeldung ist ausschließlich zum Zweck der Aufklärung des betreffenden Verstoßes sowie der Durchführung von Folgemaßnahmen zulässig. Die Identität des Hinweisgebers darf gegenüber anderen als den für die Entgegennahme und Bearbeitung der Verstoßmeldung zuständigen Personen nur mit seiner schriftlichen Einwilligung offengelegt werden. Wird aufgrund der Verstoßmeldung ein Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, ist die Tatsache der Meldung unter Beachtung der im jeweils anwendbaren Verfahrensrecht vorgesehenen Ausnahmeregelungen vertraulich zu behandeln.
5.3 Die Gutgläubigkeit des Hinweisgebers wird bis zum Beweis des Gegenteils vermutet. Diese Vermutung stellt einen wichtigen Schutzmechanismus dar und gewährleistet, dass der Hinweisgeber seinen Schutz nicht verliert, wenn sich eine von ihm in gutem Glauben eingereichte Verstoßmeldung als unzutreffend erweist.
5.4 Wird eine Verstoßmeldung in böswilliger Absicht oder mit dem Ziel eingereicht, sich persönliche Vorteile zu verschaffen, und beruht sie auf wissentlich falschen oder irreführenden Angaben, gilt die meldende Person nicht als Hinweisgeber im Sinne dieses Verfahrens. In diesem Fall können geeignete gesetzlich vorgesehene Maßnahmen, einschließlich Disziplinarmaßnahmen, ergriffen werden.
5.5 Die Lemeks-Gruppe gewährleistet die faire Behandlung aller Personen, die relevante Meldungen über Verstöße oder unangemessenes Verhalten einreichen. Sie schützt Hinweisgeber insbesondere vor Diskriminierung, Benachteiligung, ungerechter Behandlung sowie ungerechtfertigten Disziplinarmaßnahmen (im Folgenden zusammenfassend als „Repressalien“ bezeichnet).
5.6 Ein Hinweisgeber, der davon ausgeht, dass gegen ihn Repressalien geplant sind oder bereits ergriffen werden, ist verpflichtet, dies dem Finanzleiter der Lemeks-Gruppe zu melden. Dieser prüft unverzüglich, ob eine ungerechte Behandlung oder Änderungen des Arbeitsverhältnisses vorliegen, die eine Vergeltungsmaßnahme gegen einen Arbeitnehmer aufgrund seiner Beteiligung an einer geschützten Tätigkeit darstellen könnten.
5.7 Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter der Lemeks-Gruppe Repressalien gegen einen Hinweisgeber ergriffen, deren Ergreifung versucht oder mit Repressalien gedroht hat, wird der betreffende Vorfall untersucht. Erforderlichenfalls werden die zur Beseitigung der Repressalien notwendigen Maßnahmen ergriffen. Der an der Ergreifung der Repressalien beteiligte Mitarbeiter wird für sein Handeln nach Maßgabe der geltenden Rechtsvorschriften zur Verantwortung gezogen.

6.1 KDas Verfahren tritt mit seiner Bekanntmachung auf der Website der Lemeks-Gruppe in Kraft.
6.2 Soweit dieses Verfahren keine Regelungen enthält, finden das estnische Gesetz über den Schutz von Personen, die im beruflichen Zusammenhang Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union melden (abrufbar unter https://www.riigiteataja.ee/akt/13005202400) die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie die sonstigen anwendbaren Rechtsvorschriften und die internen Regelungen des Unternehmens Anwendung.
6.3 Weitere Informationen und Erläuterungen zum Verfahren zur Meldung von Verstößen sowie zu den Rechten des Hinweisgebers können per E-Mail an angefordert werden. ie Identität der anfragenden Person wird dabei geschützt.