1.1 Verantwortungsvolle und ethische Geschäftspraktiken sind ein Grundwert der Unternehmen der Lemeks Gruppe. Die Lemeks Gruppe fördert Zuverlässigkeit und Transparenz unter ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern, legt großen Wert auf gesetzestreues Verhalten (Compliance) und respektiert die öffentlichen Interessen. Die Lemeks Gruppe schätzt die Ehrlichkeit und Gesetzestreue ihrer Mitarbeiter und Kooperationspartner und ermutigt die Meldung von Verstößen gegen Gesetze und von Fehlverhalten am Arbeitsplatz, wobei den Hinweisgebern voller Schutz gewährt wird.
1.2 Das Verfahren zur Meldung von Regelverstößen am Arbeitsplatz (im Folgenden „das Verfahren“) regelt das Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung von Meldungen über Regelverstöße am Arbeitsplatz bezüglich der Unternehmen der Lemeks Gruppe (im Folgenden „Lemeks Gruppe“ oder „Gruppe“) und den Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien.
1.3 Ziel des Verfahrens ist es, den Verstoß so schnell und so wenig öffentlichkeitswirksam wie möglich zu beheben, sodass der Verstoß die Sicherheit von Mitarbeitern, Kooperationspartnern, Kunden usw., die Arbeitsleistung und den Ruf von Unternehmen und Institutionen nicht beeinträchtigt.
1.4 Das Verfahren gilt für alle Mitarbeiter der Lemeks Gruppe, unabhängig von ihrer Position oder ihrem Status (einschließlich z.B. Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitern, Zeitarbeitern und Praktikanten), alle Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie alle Personen, die Dienstleistungen für die Gruppe erbringen, wie z. B. externe Berater, Mitarbeiter von Dienstleistern und Kooperationspartnern usw., und sie alle können vom internen Meldeverfahren Gebrauch machen.

2.1 Regelverstöße am Arbeitsplatz, einschließlich potenzieller Verstöße, definiert die Lemeks Gruppe als Fehlverhalten bezüglich Handlungen oder Unterlassungen, bei denen ein Unternehmen der Gruppe oder ein Mitarbeiter, ein mit der Gruppe verbundener Kooperationspartner, ein Unterauftragnehmer oder eine andere mit der Gruppe verbundene Partei gegen geltende Gesetze verstößt oder bei denen ihre Handlungen dem Zweck des Gesetzes oder den internen Regeln der Gruppe zuwiderlaufen und dem Ruf oder dem Geschäftsergebnis der Gruppe oder des jeweiligen Unternehmens oder der Gesellschaft als Ganzes schaden können.
2.2 Der Verstoß kann jeden Bereich betreffen, einschließlich des öffentlichen Auftragswesens, der Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte, der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Produktsicherheit und der Einhaltung von Vorschriften, der Verkehrssicherheit, des Umweltschutzes, der öffentlichen Gesundheit usw.
2.3 Fehlverhalten bedeutet zum Beispiel:
2.3.1 Verstöße gegen Verfahren und interne Regeln innerhalb der Gruppe
2.3.2 Gefährdung der menschlichen Gesundheit und Sicherheit
2.3.3 unangemessenes oder unethisches Verhalten
2.3.4 Diskriminierung, Belästigung, Verfolgung, einschließlich Mobbing am Arbeitsplatz
2.3.5 Vertragsverletzungen
2.3.6 unzweckmäßige Nutzung von Ressourcen
2.3.7 Veruntreuung von Vermögenswerten der Gruppe
2.3.8 Betrug oder vorsätzliche Fehler bei der Erstellung, Bewertung, Überprüfung und/oder Buchprüfung von Finanzberichten und Finanzunterlagen
2.3.9 Beteiligung an oder Duldung von Regelverstößen durch absichtliches Verschweigen oder Verbergen von Informationen über Regelverstöße oder andere Handlungen oder Unterlassungen am Arbeitsplatz, die gegen rechtliche oder moralische Normen verstoßen.

3.1 Eine Meldung über einen mutmaßlichen Regelverstoß (im Folgenden „Verstoßmeldung“) kann an die E-Mail-Adresse teavita@lemeks.ee gesendet werden.
3.2 Die Person, die einen Hinweis zum Verstoß gibt (im Folgenden „Hinweisgeber“) kann die Verstoßmeldung mit persönlichen Daten oder anonym einreichen. Wenn die Verstoßmeldung anonym eingereicht wird, ist es nicht möglich, mit dem Hinweisgeber Kontakt aufzunehmen, um ihm Feedback zu geben, ihn gegebenenfalls um weitere Informationen zu bitten und ihn über die Umsetzung der Folgemaßnahmen zu informieren.
3.3 Die Lemeks Gruppe bittet darum, dass mindestens die folgenden Informationen bei der Meldung eines Verstoßes übermittelt werden:
3.3.1 Vor- und Nachname des Hinweisgebers (fakultativ)
3.3.2 Kontaktdaten des Hinweisgebers (fakultativ)
3.3.3 Stelle oder Arbeitsverhältnis des Hinweisgebers (fakultativ)
3.3.4 die Umstände des Verstoßes
1) Zeit und Ort des Verstoßes
2) die Beschreibung des Verstoßes
3) die an dem Verstoß beteiligten Personen
4) die Folgen des Verstoßes, falls zutreffend
5) die Namen der Personen, die ebenfalls Kenntnis von dem Verstoß haben
6) ob und wem der Verstoß gemeldet wurde und welche Folgen dies hatte
7) Beweise zur Untermauerung der Meldung (falls vorhanden)
8) falls die Meldung auf das Ersuchen einer anderen Person erfolgt, der Name dieser Person
3.3.5 Angaben dazu, ob man eine Empfangsbestätigung für die Verstoßmeldung bekommen möchte
3.3.6 Angaben dazu, ob man bezüglich des Verfahrens eine Rückmeldung bekommen möchte
3.3.7 Angaben dazu, ob man das endgültige Ergebnis des Verfahrens mitgeteilt bekommen möchte
3.4 Der Hinweisgeber muss in gutem Glauben handeln und davon überzeugt sein, dass die Meldung und die darin enthaltenen Behauptungen der Wahrheit entsprechen. Die wissentliche Einreichung einer falschen Meldung ist verboten.

4.1 Die Lemeks Gruppe stellt sicher, dass der Meldungskanal nur vom Finanzvorstand der Lemeks Gruppe verwaltet wird und nur er einen Zugang dazu hat. Der Finanzvorstand leitet die eingegangene Meldung an die für die Bearbeitung von Verstoßmeldungen benannte Person oder deren Stellvertreter weiter (im Folgenden „zuständige Person“). Alle Verstoßmeldungen werden vertraulich behandelt, um die Identität des Hinweisgebers und der in der Meldung genannten Dritten zu schützen.
4.2 Eine Bestätigung des Empfangs der Verstoßmeldungen wird dem Hinweisgeber spätestens 7 (sieben) Tage nach Erhalt der Meldung zugesandt, es sei denn, der Hinweisgeber hat die Zusendung einer Bestätigung ausdrücklich abgelehnt oder es besteht Grund zur Annahme, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.
4.3 Auf eine Untersuchung und Verfolgung der in einer Verstoßmeldung enthaltenen Informationen kann verzichtet werden, wenn die übermittelten Informationen für die Durchführung der Untersuchung nicht ausreichend sind und keine weiteren Informationen erhältlich sind, weil die Verstoßmeldung anonym eingereicht wurde.
4.4 Die Verstoßmeldung wird gründlich und umfassend bearbeitet. Erforderlichenfalls werden der Hinweisgeber oder andere Personen um weitere Erläuterungen zu dem Verstoß gebeten oder andere Personen in das Verfahren einbezogen, wobei der Schutz der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt.
4.5 Die zuständige Person erstellt einen Ergebnisbericht zu dem Fall, der in der Verstoßmeldung beschrieben wurde. Der Ergebnisbericht enthält den Plan für die Umsetzung der Folgemaßnahmen und die Namen der verantwortlichen Personen, die sich verpflichten, der zuständigen Person über das Endergebnis des Verfahrens zu berichten.
4.6 Der Hinweisgeber erhält so bald wie möglich, spätestens jedoch 3 (drei) Monate nach Eingang der Verstoßmeldung, eine Rückmeldung über die Ergebnisse und die getroffenen Folgemaßnahmen. Der Hinweisgeber erhält auch eine Rückmeldung über das Ergebnis des Verstoßverfahrens. Eine Rückmeldung erfolgt nicht, wenn der Hinweisgeber die Rückmeldung ausdrücklich abgelehnt hat oder wenn Grund zur Annahme besteht, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde, oder wenn man mit einer Rückmeldung gegen das Gesetz verstoßen würde oder die Verstoßmeldung anonym eingereicht worden ist.
4.7 Wird bei der Untersuchung kein Verstoß festgestellt, wird das Verfahren eingestellt und der Fall als abgeschlossen vermerkt.
4.8 Ist es nicht möglich, die Verstoßmeldung im Rahmen der geltenden Regeln gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu bearbeiten, so wird die Verstoßmeldung unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 5 (fünf) Arbeitstage nach ihrem Eingang, zusammen mit den entsprechenden Anlagen an die andere zuständige Behörde weitergeleitet, wobei der Hinweisgeber davon in Kenntnis gesetzt wird, es sei denn, der Hinweisgeber hat die Übermittlung der Bestätigung ausdrücklich abgelehnt oder es bestehen Gründe zur Annahme, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.
4.9 Besteht aufgrund der in der Verstoßmeldung gemachten Angaben der Verdacht, dass eine Straftat begangen worden ist oder geplant wird, kann neben anderen rechtlichen Maßnahmen auch eine Strafanzeige bei der Staatsanwaltschaft und der Polizei erstattet werden.
4.10 Im Interesse einer möglichen oder laufenden Untersuchung verpflichtet sich der Hinweisgeber, keine Informationen über den Hinweis, das Bestehen oder den Verlauf der Untersuchung preiszugeben.
4.11 Die Verstoßmeldung wird für 3 (drei) Jahre ab dem Datum der Rückmeldung aufbewahrt. Das Verfahren für die Aufbewahrung von Verstoßmeldungen wird per Verordnung der Regierung der Republik Estland festgelegt.

5.1 Dem Hinweisgeber wird Vertraulichkeit garantiert und er ist so gut wie möglich vor tatsächlichen oder beabsichtigten Repressalien zu schützen.
5.2 Der Inhalt der Verstoßmeldung wird nur zum Zwecke der Ermittlung des Verstoßes und der Umsetzung der Folgemaßnahmen offengelegt und verwendet. Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit schriftlicher Zustimmung des Hinweisgebers gegenüber anderen Personen als der für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Person offengelegt werden. Wird aufgrund einer Verstoßmeldung ein Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, so wird die Vertraulichkeit der Tatsache der Meldung entsprechend der einschlägigen Ausnahme im Gesetzbuch über die Verfahren gewährleistet.
5.3 Bis zum Beweis des Gegenteils wird immer davon ausgegangen, dass der Hinweisgeber in gutem Glauben gehandelt hat. Dies ist eine wichtige Schutzmaßnahme, um sicherzustellen, dass der Schutz nicht verloren geht, wenn der Hinweisgeber in gutem Glauben eine falsche Meldung gemacht hat.
5.4 Reicht ein Hinweisgeber eine Verstoßmeldung in böswilliger Absicht oder aus persönlichem Gewinnstreben ein und stützt er sich bei der Meldung wissentlich auf falsche oder irreführende Informationen, so gilt die Person nicht als Hinweisgeber im Sinne dieses Verfahrens und man kann gegen ihn laut dem geltenden Recht angemessene Maßnahmen, einschließlich Disziplinarmaßnahmen, einleiten.
5.5 Die Lemeks Gruppe stellt eine faire Behandlung aller Personen sicher, die geeignete Meldungen über Regelverstöße oder unangemessene Handlungen machen, u.a. schützt sie den Hinweisgeber vor Diskriminierung, ungünstiger oder unfairer Behandlung sowie vor ungerechtfertigten Disziplinarmaßnahmen (im Folgenden zusammengefasst als „Repressalien“).
5.6 Ein Hinweisgeber, der glaubt, dass Repressalien gegen ihn geplant sind oder ergriffen werden, muss dies dem Finanzvorstand der Lemeks Gruppe melden, der das Auftreten von ungerechter Behandlung und Änderungen im Arbeitsverhältnis, die Repressalien gegen einen Mitarbeiter, der geschützte Tätigkeiten ausgeübt hat, darstellen könnten, unverzüglich untersucht.
5.7 Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter der Lemeks Gruppe Repressalien gegen einen Hinweisgeber ergriffen hat oder dies versucht oder angedroht hat, wird der Fall untersucht und es werden gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Repressalien zu beseitigen. Ein Mitarbeiter, der mit Ausübung der Repressalien verbunden ist, wird gemäß dem Gesetz für seine Handlungen zur Verantwortung gezogen.

6.1 Die Regeln treten ab dem Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung auf der Webseite der Lemeks Gruppe in Kraft.
6.2 Für Angelegenheiten, die nicht durch die Verfahrensregeln abgedeckt sind, gelten das Gesetz zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht am Arbeitsplatz melden (abrufbar unter https://www.riigiteataja.ee/akt/13005202400)und die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie andere geltende Rechtsvorschriften und die internen Regeln des Unternehmens.
6.3 Weitere Informationen und Erklärungen zum Verfahren für die Meldung von Regelverstößen und zu den Rechten des Hinweisgebers können per E-Mail an teavita@lemeks.ee angefordert werden, wobei die Vertraulichkeit der Anfrage gewährleistet wird.